Netiqueta: etiqueta para reuniões virtuais

No momento de pandemia que estamos, as reuniões virtuais têm se tornado parte do nosso dia-a-dia. Mas você sabia que existe etiqueta corporativa também quando se trata de reuniões virtuais?
Depois de ver algumas gafes sendo cometidas (algumas até virando memes na internet) ou mesmo atitudes que podem prejudicar a carreira de alguns profissionais super competentes, resolvi colocar alguns pontos de etiqueta para reuniões virtuais.

Antes da reunião
Teste seus recursos: computador, internet, áudio e vídeo (e sim, ainda mais nesse momento, precisa ter vídeo para que você fique ou pelo menos pareça mais próximo, mesmo longe). Sobre o vídeo, verifique como está sua imagem antes de iniciar a chamada. Em configurações você consegue ajustar a iluminação interna e o ângulo da câmera para fazer seu rosto parecer
bem iluminado. Se puder, utilize microfone embutido ou externo pois nem sempre os microfones dos lap tops são muito bons. Verifique também sua internet: no site speedtest.net você pode medir a velocidade de sua internet. Se ela estiver abaixo de 20 megabits por segundo, há uma grande probabilidade de sua imagem parecer pixelada e de o áudio não estar
sincronizado. Então, esteja preparado para isso.

Ambiente: Olhe para trás e verifique o que os outros vão ver, ou seja, esteja atento ao que está em segundo plano. Tente manter atrás de você o que passe uma imagem positiva sua. O ideal é que você esteja num ambiente sozinho e fechado, que evite pessoas passando por trás ou tirando sua atenção. Se você não tem um ambiente específico para isso, vire sua câmera para uma parede onde não tenha portas e acesso para outro locais, evitando assim pessoas
passando atrás e informe aos demais que está em uma chamada de vídeo. Converse com sua família e exponha que, apesar de estar fisicamente presente ali, naquele momento você está trabalhando e participando de uma reunião.

Planeje-se: assim como numa reunião presencial, faça seus apontamentos e anote os temas que você irá abordar. Faça anotações durante a reunião para que ela seja, de fato, eficaz e para que você possa dar os devidos andamentos após a reunião finalizar.

Vestimenta: um compromisso de trabalho, exige uma roupa de trabalho. A parte boa é que você pode colocar apenas a parte de cima, apenas atente para caso precise se levantar, não passe nenhum constrangimento. Se você for desatento nesse sentido, minha sugestão é que você se vista por completo. O cabelo também faz parte do vestuário e deve estar okay para a ocasião. Para homens, mantenha a barba em dias e para as mulheres, é recomendável uma
maquiagem básica para trabalho, que sempre passará um ar saudável e  profissional.

Envie os documentos necessários antes do início da reunião: Sempre que for necessário aos participantes discutir algum material, envie-os de forma a permitir que todos tenham acesso aos dados e tempo de se preparar. Isso evitará explanações preliminares, economizando tempo e facilitando tomadas de decisão.

Na reunião 
Seja pontual. Apesar de virtual, a reunião tem horário de início. Programe-se para estar sentado e pronto para a reunião com 5 minutos de antecedência.

Quando numa reunião com várias pessoas, é muito importante que todos mantenham seus microfones no mudo e o habilitem apenas quando for sua vez de falar. Isso vai dificultar que sons externos atrapalhem a reunião, como latidos de cachorro ou a furadeira do seu vizinho.

Foque. Você concorda comigo que se não é para estar presente ali (mentalmente) não tem por que estar presente ali (fisicamente)? Então, foque na reunião e a faça produtiva. Não fique vendo celular, WhatsApp, ou abra outros aplicativos e redes sociais enquanto está na reunião.
Você tem outros momentos para fazer isso – sejamos profissionais. As pessoas percebem isso e inclusive algumas plataformas de comunicação tem configuração que permite saber se você se afastou por mais de 30 segundos. Então, esteja literalmente atento! Você não precisa (e nem deve) ser multitasking nesse momento.

Evite interrupções. Reuniões com várias pessoas podem ficar confusas se todos decidirem opinar ao mesmo tempo. Então, caso você queira se posicionar, o ideal é levantar a mão antes de falar algo. O mediador da reunião entra em ação nesse momento, decidindo a ordem e como cada um pode se posicionar.

Seu corpo fala. Olhe sempre para a câmera ao falar e ouvir. Sente-se com a postura ereta e evite comportamentos como se balançar na cadeira e roer as unhas.

Aproveite o momento e tire dúvidas e traga algum ponto importante que surja nesse momento, afinal de contas, você não terá seus colegas de trabalho e superiores com você em todos os momentos. Além disso, resolver tudo na reunião vai evitar lotar os colegas e os chefes com mensagens e e-mails por questões já debatidas.

Lanchinhos podem ser feitos antes ou depois da reunião. Mascar chicletes, assim como em reuniões presenciais, também não é bem vindo em reuniões online.

Seja tolerante. Caso haja uma interrupção inesperada na conexão ou ruídos vindos do ambiente de algum participante, o ideal é manter a calma, ser tolerante e gentilmente oferecer auxílio para corrigir o problema.

Encerrando a reunião
Terminou a reunião? Se certifique você saiu da plataforma, desativou sua webcam e áudio.Isso parece óbvio, mas temos visto muitas gafes já nos segundo finais, quando você acha que ninguém mais está vendo você, e você mostra ou fala algo que não deveria ser exposto ali.

É importante lembrar que a maioria das pessoas está vivendo uma rotina de maior tensão e de exposição aumentada a interações eletrônicas. Então, permita-se rir, tenha paciência, esteja atento e seja solidário aos que sofrem um impacto mais significativo com essas mudanças. Não somos todos iguais, mas todos podemos fazer o nosso melhor, e aproveitar o momento para
aprimorar nossas soft skills.

Ótima semana e ótimas reuniões virtuais!